Eine Verfahrensdokumentation ist
Eine Verfahrens-dokumentation ist
ein Bericht, in dem alle zum Verständnis der Buchführung relevanten digitalen Geschäftsabläufe, Daten und Ablagesysteme genau beschrieben werden, einschließlich sämtlicher vor- und nachgelagerter Prozesse und Systeme wie z. Bsp. Warenwirtschaftssystem und Dokumentenmanagement.
Aus einer guten Verfahrensdokumentation kann man sehen, wie die digitalen Daten in Ihrem Unternehmen erfasst werden, in ein Register aufgenommen, verarbeitet, gespeichert, archiviert und gelöscht werden.
Bei der Beschreibung zum Beispiel eines Fakturierungssystems muss der gesamte Geschäftsvorfall von der Entstehung bis hin zu seinem Abschuss dokumentiert werden, d.h. von der Aufnahme des Projekts, über die Anfertigung von Angeboten bis hin zur Rechnungsstellung und Überwachung des Geldeingangs.
Die Verfahrensdokumentation bringt ein schnelles Verständnis für die Strukturen und Prozesse des Unternehmens.
Ihr Vorteil
Die genaue Betrachtung der internen Prozesse bietet Ihnen die Möglichkeit, die eigenen Abläufe zu beleuchten und festzustellen, wie effizient und sinnvoll diese sind bzw. noch sind. Oftmals ergeben sich Einspar- und Optimierungspotentiale.
Wer braucht eine Verfahrensdokumentation und warum?
Wer braucht eine Verfahrens-dokumentation und warum?
Wer: Jede buchführungs- und aufzeichnungspflichtige Unternehmerin und jeder buchführungs- und aufzeichnungspflichtige Unternehmer, das bedeutet jede und jeder Gewerbetreibende sowie jede freiberuflich tätige Person braucht eine Verfahrensdokumentation. Besonders wichtig ist die Verfahrensdokumentation für bargeldintensive Betriebe.
Warum: Im Vorfeld einer Betriebsprüfung wird die Verfahrensdokumentation von der Finanzverwaltung angefordert, um dem Betriebsprüfer eine effektive Prüfung insbesondere im Hinblick auf Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der digitalen Steuerunterlagen zu ermöglichen (§145 Abs. 1 AO, §238 Abs. 1 S. 2 u. 3 HGB)
Ohne Verfahrensdokumentation kann es passieren, dass der Betriebsprüfer die Buchhaltung als nicht ordnungsgemäß ansieht. Eine daraus resultierende Schätzungsbefugnis der Finanzverwaltung kann dazu führen, dass die erklärten Umsätze um bis zu 10% erhöht werden.
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